L’accueil téléphonique constitue le premier contact entre une entreprise et son client. Pour mener à bien ce service, les PME comme les grandes firmes optent pour une permanence téléphonique externalisée. Cette solution permet de profiter de divers avantages. Toutefois, il convient de bien choisir le prestataire à qui la mission sera confiée.
Une réduction des coûts et un gain de temps assuré
La réduction des coûts est l’une des principales raisons pouvant motiver les PME à faire appel aux services d’une permanence téléphonique externalisée. La majorité des fournisseurs proposent des tarifs transparents permettant à l’entreprise de prévoir et gérer facilement le budget pour ces types de prestations. La facturation est établie en fonction des résultats.
Une permanence téléphonique externalisée permet à une entreprise de faire des économies de jusqu’à 70 %. En interne, ce service entraîne d’importants coûts en ce qui concerne l’achat d’équipement informatique, les charges salariales ou la location d’un local. De plus, en optant pour l’externalisation de la permanence téléphonique, la société client ne passe plus par les cases recrutement et formation. Le prestataire met à sa disposition des opérateurs immédiatement opérationnels et qualifiés.
Plus de flexibilité et un gain de compétences
Les prestataires spécialisés dans la permanence téléphonique permettent à l’entreprise de bénéficier d’une grande souplesse. Les prestations peuvent s’adapter à des besoins ponctuels ou permanents. Les sociétés offshore peuvent mettre en place des solutions sur mesure répondant à toutes les exigences. De plus, les offres des fournisseurs peuvent être avec ou sans engagement. Leurs équipes peuvent travailler durant des plages horaires très larges et de façon continue, ce qui est un réel avantage pour fidéliser les clients.
Les téléopérateurs dans les sociétés d’externalisation ont les compétences nécessaires pour fournir un service de qualité même en cas de flux d’appels important. Les fournisseurs s’engagent à respecter la confidentialité des appels et à établir un reporting détaillé. Faire appel à cette solution, c’est aussi pouvoir profiter d’outils à la pointe de la technologie pour prendre en charge les appels.
Pourquoi il est important de bien choisir son prestataire ?
Pour profiter pleinement de tous ces avantages, les PME doivent porter une attention particulière sur le choix du collaborateur auquel elle va confier son service. Choisir la plateforme d’externalisation idéale dépend en premier lieu des besoins de l’entreprise. Cette dernière doit avant tout mettre en place un cahier des charges pour définir le type de prestations qu’elle recherche. Par la suite, elle pourra affiner son choix parmi les nombreux outsourcers tout en tenant compte de leur solidité financière et de la transparence de la gestion des comptes.
Les aspects techniques, notamment l’expérience, la stratégie marketing et organisationnelle, les performances sont également à prendre en compte. L’entreprise peut vérifier les références de son futur partenaire en demandant des informations auprès de ses anciens clients. Elle doit aussi vérifier la qualité des formations des équipes, les qualifications et les compétences des salariés ainsi que les techniques de recrutement. Une fois le prestataire choisi, il est important de faire attention aux clauses du contrat. L’entreprise doit bien vérifier la durée du contrat, les ressources mises à disposition, les conditions de résiliation, la flexibilité et la politique de rémunération.
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